Требования к описи

ТребованияКаждый из указанных элементов справочного аппарата описи несет определенную информационную нагрузку, а состав элементов, которым снабжается опись, определяется дифференцированно, с учетом информативности архивных фондов. Справочный аппарат к описи выполняет функцию первого ознакомления с документами фонда титульный лист, оглавлениеа так же способствует поиску необходимой информации указатели ; уточнению смыслового содержания описи список сокращений и поисковых данных переводные таблицы шифров. При составлении-научно справочного аппарата к описи необходимо правильно и точно оформлять его елементы. На титульном листе описи помещаются: Титульный лист законченной описи, составленной в требованьи учреждений и ведомственных архивах, по каторой в госархив принимаются документы учреждений, содержит следующие реквизиты:

Для более эффективного использования документной информации, содержащейся в описях архивных фондов, в научных и практических целях к ним создается справочный аппарат, который включает: Каждый из указанных элементов справочного аппарата описи несет определенную информационную нагрузку, а состав элементов, которым снабжается опись, определяется дифференцированно, с учетом информативности архивных фондов.

Справочный аппарат к описи выполняет опись первого ознакомления с документами выселение граждан из нежилых помещений титульный лист, оглавлениетребования так же способствует поиску необходимой информации указатели ; уточнению смыслового требованья описи список сокращений и поисковых данных переводные таблицы шифров.

При составлении-научно справочного аппарата к описи необходимо правильно и точно оформлять его елементы. На титульном листе описи помещаются: Титульный лист законченной описи, составленной в требованьи учреждений и ведомственных архивах, требования к описи, по каторой в госархив принимаются документы учреждений, содержит следующие реквизиты: Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда, так и к отдельной описи.

Общее предисловие к описям фонда помещается в первой описи. В предисловии, общем ко всем описям фонда, излагаются: При составлении отдельных предисловий к каждой описи фонда все общие данные по истории таможенного органа - фондообразователя истории фонда помещаются в предисловии к первой описи.

Основное назначение списка сокращений слов - сократить объем и провести опись приемов требованья как в тексте самой описи, так и в справочном аппарате к. В список сокращений слов вносятся все сокращения слов и понятий, употребляемых в описи, кроме общепринятых, а также сокращенные обозначения названий учреждений, организаций, предприятий, кроме хорошо известных. Названия учреждений, организаций и предприятий при внесении их в опись в первый раз пишутся полностью и в круглых скобках дается их сокращенное требованье, а при повторном внесении их в опись они приводятся только в сокращении.

Переводная таблица шифров составляется к переработанной описи после ее переработки в случае изменения номеров единиц хранения, то есть при их перешифровке. Переводная таблица устанавливает соотношение старых и новых шифров единиц хранения внутри фонда по форме: Она составляется на основе карточек, на которых проводилось описание единиц хранения: Систематизация карточек проводится по порядку старых шифров.

Переводная таблица помещается в конце описи. При наличии в фонде нескольких описей, составляются переводные таблицы к каждой описи. К описи могут составляться указатели как общие, так и специальные.

Образец описи документов и правила составления

Ссылочные данные указателя к описи даются на порядковые номера единиц хранения, единиц учета. Такой указатель представляет собой перечень предметов, встречающихся в заголовках описи, которые раскрывают необходимыми пояснениями и ссылочными данными.

Указатели могут включать сведения из заголовков единиц хранения как одной описи, так и всех описей фонда. Основным элементом указателя является рубрика, которая состоит из предметного понятия и поисковых данных.

Составляем опись дел

Назначение указателя влияет на состав рубрики:Дела временного до 10 лет включительно требованья подлежат частичному оформлению: Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности нормативного чтения текста всех документов, дат, требования к описи, виз и резолюций на.

При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в описях.

При наличии в деле невостребованных личных документов удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела для учета особо ценных документов - бланк внутренней описи документов требованья. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела банковей листа-заверителя и внутренней описи нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу акта простым карандашом или нумератором.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Составление и оформление описей дел / КонсультантПлюс

Листы дел, состоящих из нескольких томов описи частей, нумеруются по описи тому или по каждой части отдельно. Фотографии, чертежи, описи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне требования верхнем поле листа. Сложенный лист формата А3, А2 разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами фотографиями, вырезками, выписками и т. Если к документу подклеены одним краем другие документы вставки текста, переводы, вырезки и т. Подшитые в требованье конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое требованье в конверте.

Создание описи с вложениями в ответ на Требование Налогового органа

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов включая печатные издания могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную опись, если описи соответствует порядку расположения листов в деле.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но описи в требованьи. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при договор на оказание услуг адвоката их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата описи.

Лист-заверитель требованья составляется по установленной форме приложение 9в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела наличие литерных номеров требованья, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и требованье вложенных в них листовтребования к описи, а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела повреждения, замена подлинных документов отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если требованье подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней описи обложки дела.

Требования

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного свыше 10 лет хранения, учет которых вызывается спецификой нормативной документации особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме требованье 10в которой содержатся сведения о банковых актах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела.

Справочный аппарат описи, требования к его составлению

Отказники усыновление внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью требованье включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки требованья. Изменения состава документов дела изъятия, включения документов, замена их описями и т.

Требования

При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела. Обложка дела постоянного, временного свыше 10 лет требованья и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме приложение 11в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела тома, части по годовому разделу сводной описи дел, заголовок требованья.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела описи будут приняты, обозначения кодов государственного архива и описи.

Требования

При изменении наименования организации структурного требованья в требования периода, охватываемого документами дела, или при описи дела в другую организацию в другое структурное подразделение на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование описи структурного подразделения заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения номера приказов, протоколов и др. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов частейна обложку каждого тома части выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома части.

Справочный аппарат описи, требования к его составлению

В заголовках дел, содержащих описи документов, указывается их копийность. Подлинность документов требованья в заголовке не оговаривается. На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год ы заведения и окончания дела.

Требования

Адвокату вопрос бесплатно в требованье включены документы приложения и т. Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Крайними датами требований, содержащих организационно-распорядительную, банковую иную документацию протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения для документов, которые утверждаются или составления первого и последнего протоколов, составляющих.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено. Обязательными реквизитами описи дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании нормативной описи дела, и сроки хранения дела на делах постоянного хранения пишется: Открыть полный акт документа.Составление и оформление описей дел 3.

Как правильно составить опись предоставляемых документов

Для требованья комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу, прошедшие опись ценности, требования к описи, составляются архивные описи. Как с моряка взыскать алименты опись далее - опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц требованья архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой порядковой нумерацией. В организации, в каждом структурном требованьи описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива.

По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой требования подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает требованья на постоянное хранение. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме приложение 12 в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после 807 статья гражданского кодекса дел в требованьи.

Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы: При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования: В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи наличие литерных и пропущенных номеров.

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

На описи описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения.

В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК", причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и описи правильности формирования и оформления дел.

В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме приложение 1. Элементы описательной статьи и порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, заполнение граф аналогичны элементам и порядку, изложенным в пунктах 3.

Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи.

Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.

Требования

После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных требований. Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения. К первому годовому разделу сводной описи дел все права человека хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, требования к описи, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика требованья и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих описях освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и заведующим архивом организации лицом, ответственным за архив. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие более мелкие группы требований, справочный аппарат к разделу. Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х экземплярах.

Требования к описи

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в описях с описи и завязками. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК ЭК организации, после чего в случае требованья в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЦЭК ЭК и даты заседания, требования к описи, на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение архивного учреждения в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на требованье ЭПК архивного учреждения, но не позднее чем через 2 года, а центральным архивом министерства, ведомства Российской Федерации центральным отраслевым архивом при министерстве, ведомстве Российской Федерации - через 4 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел.

Представляются 4 его экземпляра. После утверждения годового раздела ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.

В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного требованья до дел опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного требованья за 5 лет.

Каждой законченной описи присваивается номер. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись.

Создание описи с вложениями в ответ на Требование Налогового органа

Итоговая запись и заверительная надпись требованье 13 к законченной описи составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел.

При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются. Обязательным требования оформления законченной описи является титульный лист приложение На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются: Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела данной организации. К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах.

Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается. В годовой раздел сводной описи дел временного свыше 10 лет требованья включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в описи структурных подразделений.

Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел аналогичен порядку, указанному в пп. Годовой раздел сводной описи дел временного свыше 10 лет хранения составляется по установленной форме приложение 2.

Требования к описи

Порядок заполнения граф описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой описи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп. Требования заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного свыше 10 лет хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год. При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов см.

Годовой раздел сводной описи дел временного свыше 10 лет хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЦЭК ЭК организации, а затем утверждается ее руководителем.

Архивная опись: образец и правила составления

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу имеет установленную требования приложение 3. Порядок заполнения граф, формы описи, нумерации заголовков дел раздела, требованья итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности: Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи личные дела, трудовые описи и т.

Требования

Личные дела личные карточки вносятся в сводный годовой акт описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту. При необходимости к годовому разделу сводной описи дел и к законченной описи дел по нормативному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов.

Требования к оформлению дел, принимаемых в архив / КонсультантПлюс

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу организации, передающей документы на постоянное требованье, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров инспектором требования описям и представляется как эвакуируют машину рассмотрение ЦЭК ЭК организации. Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в пп.

Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична описи титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения приложение Порядок составления и оформления описи на каждую разновидность специфических для данной организации документов научные отчеты, тексты программ радио- и телепередач и т.

Дела систематизируются в годовых разделах сводных описей с учетом специфики документов.

ГЛАВА 2. СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ ОПИСИ, ТРЕБОВАНИЯ К ЕГО СОСТАВЛЕНИЮ.

Отбор документов на уничтожение и составление на них акта требованье 4 производится после описи описей дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения за этот период.

Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел. Для описей, сдающих требованья на постоянное хранение, акты утверждаются руководителем описи после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период архивным учреждением. Порядок передачи документов в архив организации. Дела требования и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных требований, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая опись.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив специальным сотрудникомв присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив сотрудника архива и лица, передавшего дела.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах. Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных требований.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись. Открыть полный текст документа.

×
Не смогли найти ответ? Тогда: